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职场名片的交换礼仪

2009-6-18 19:20:21 来源: 我要评论 字号:T / T

名片是商务人士的必备沟通交流工具,名片像一个人简单的履历表,递送名片的同时,也是在告诉对方自己姓名、职务、地址、联络方式。由此可知,名片是每个人最重要的书面介绍材料。在我们从业之初,设计及印制名片是首要任务,于名片空白处或背面写下个人资料,以帮助相互了解。精美的名片使人印象深刻,也能体现你的个人风格,但发送名片的时机与场合可是一门学问。
 
名片的用途十分广泛,最主要的是用作自我介绍,也可随赠送鲜花或礼物,以及发送介绍信、致谢信、邀请信、慰问信等使用,并在名片上面留下简短附言。使用时最重要的是知道如何建立及展现个人风格,使名片更为“个性化”,例如:送东西给别人,在名片后加上亲笔写的:“友谊天长地久”“祝你工作顺利,早日升职加薪,职业生涯顺风顺水”等。

若想适时地发送名片,使对方接受并收到最好的效果,必须注意下列事项:

1. 首先要把自己的名片准备好,整齐地放在名片夹、盒或口袋中,要放在易于掏出的口袋或皮包里。不要把自己的名片和他人的名片或其它杂物混在一起,以免用时手忙脚乱或掏错名片。 

2. 出席重大的社交活动,一定要记住带名片。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。

3. 处在一群彼此不认识的人当中,最好让别人先发送名片。名片的发送可在刚见面或告别时,但如果自己即将发表意见,则在说话之前发名片给周围的人,可帮助他们认识你。

4. 不要在一群陌生人中到处传发自己的名片,这会让人误以为你想推销什么物品,反而不受重视。在商业社交活动中尤其要有选择地提供名片,才不致使人以为你在替公司搞宣传、拉业务。

5. 对于陌生人或巧遇的人,不要在谈话中过早发送名片。因为这种热情一方面会打扰别人,另一方面有推销自己之嫌。

6. 除非对方要求,否则不要在年长的主管面前主动出示名片。

7. 无论参加私人或商业餐宴,名片皆不可于用餐时发送,因为此时只宜从事社交而非商业性的活动。

8. 递交名片要用双手或右手,用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,递交时要目光注视对方,微笑致意,可顺带一句“请多多关照。”

9. 接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,使对方感觉到你对他的重视。

10. 破旧名片应尽早丢弃,与其发送一张破损或脏污的名片,不如不送。

11. 交换名片时如果名片用完,可用于净的纸代替,在上面写下个人资料。

西方人的名片

西方人在使用名片时通常写有几个法文单词的首字母,它们分别代表如下不同含义:

1. p.p.(pour presentation):意即介绍,通常用来把一个朋友介绍给另一个朋友。当你收到一个朋友送来左下角写有“p.p.”字样的名片和一个陌生人的名片时,便是为你介绍了一个新朋友,应立即给新朋友送张名片或打个电话。

2. p.f.(pour felicitation):意即敬贺,用于节日或其它固定纪念日。

3. p.c.(pour condoleance):意即谨唁,在重要人物逝世时,表示慰问。

4. p.r.(pour remerciement):意即谨谢,在收到礼物、祝贺信或受到款待后表示感谢。它是对收到“p.f.”或“p.c.”名片的回复。

5. p.p.c.(pour prendre conge):意即辞行,在分手时用。

6. p.f.n.a.(pour feliciter lenouvel an):意即恭贺新禧。

7. n.b.(nota bene):意即请注意,提醒对方注意名片上的附言。

按照西方社交礼仪,递送名片应注意到,一个男子去访问一个家庭时,若想送名片,应分别给男、女主人各一张,再给这个家庭中超过18岁的妇女一张,但决不在同一个地方留下三张以上名片;

一个女子去别人家作客,若想送名片,应给这个家庭中超过18岁的妇女每人一张,但不应给男子名片;

如果拜访人事先未约会,也不想受到会见,只想表示一下敬意,可以把名片递给任何来开门的人,请他转交主人。若主人亲自开门并邀请进去,也只应稍坐片刻。名片应放在桌上,不可直接递到女主人手里。

名片的管理

名片这样有用,但是你是否对收到的名片进行了有效的管理?你是不是有过这种情况:参加一次人际活动之后,名片收到了一大把,你往家里或办公室里随手一放,可是有一天,你急于寻找一位曾经结识的朋友帮忙,却东找西翻,就是找不到他留给你的名片和联系方法。

因此,对名片的管理十分必要。首先,当你和他人在不同场合交换名片时,务必详尽记录与对方会面的人、事、时、地、物。交际活动结束后,应回忆复习一下刚刚认识的重要人物,记住他的姓名、企业、职务、行业等。第二天或过个两三天,主动打个电话或发个电邮,向对方表示结识的高兴,或者适当地赞美对方的某个方面,或者回忆你们愉快的聚会细节,让对方加深对你的印象和了解。其次,对名片进行分类管理。你可以按地域分类,比如:按省份、城市;也可以按行业分类;还可以按人脉资源的性质分类,比如:同学、客户、专家等。第三,养成经常翻看名片的习惯,工作的间隙,翻一下你的名片档案,给对方打一个问候的电话,发一个祝福的短信等,让对方感觉到你的存在和对他的关心与尊重。第四,定期对名片进行清理。将你手边所有的名片与相关资源数据作一全面性整理,依照关联性重要性、长期互动与使用机率、数据的完整性的因素,将它们分成三堆,第一堆是一定要长期保留的,第二堆是不太确定,可以暂时保留的,第三堆是确定不要的。当确定不要时销毁处理。

北京宏威职业顾问总经理兼首席咨询师郭策先生友情提示:

职场交往中,不要小看了小小的名片,它可是你人脉管理中重要的资源。友谊之花,须经年累月培养,使用好自己的名片,让你的名片受到重视;管理好朋友的名片,让你的人脉得到扩展,从而使你的事业亨通。

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